Corporate Meeting & Mini Trade Fair

Milano — 150 ospiti

Overview

Per Welcome Travel Group S.p.A.  abbiamo progettato un evento B2B strutturato su tre fasi integrate: mini fiera espositiva, meeting a platea e Standing Dinner finale.

Un format pensato per il settore travel, capace di unire networking professionale, contenuto istituzionale e hospitality, mantenendo controllo tecnico, fluidità dei flussi e coerenza organizzativa.

Concept

L’evento è stato concepito come una mini fiera di settore in ambiente dedicato, con 24 desk attrezzati, ciascuno composto da tavolo, quattro sedute e presa elettrica autonoma per laptop e materiali digitali.

La disposizione ha garantito circolazione fluida tra gli stand, favorendo incontri one-to-one tra tour operator e partner commerciali in un contesto professionale ma dinamico.

Parallelamente, in un’area separata della location, è stata allestita la platea meeting con oltre 120 sedute, dotata di palco, schermo da proiezione, impianto audio-video completo, regia AVL dedicata e due microfoni gelato per interventi in piedi.

Al termine della fase espositiva, i partecipanti si sono spostati nell’area meeting per la sessione plenaria. Durante lo svolgimento degli interventi, il team di produzione ha smontato l’area fiera, riconfigurando completamente lo spazio per lo Standing Dinner.

Il progetto è stato sviluppato per gestire tre assetti distinti all’interno della stessa giornata, garantendo transizioni tecniche e operative senza interruzioni percepite dai partecipanti.

Designed.

Catering

Durante la fase fiera è stata attivata una buvette analcolica con stuzzicheria leggera, pensata per accompagnare il networking senza interferire con le attività espositive.

A conclusione del meeting, lo spazio originariamente dedicato ai desk è stato trasformato in area conviviale per lo Standing Dinner, con distribuzione studiata per sostenere rotazione e conversazione tra i partecipanti.

Il Servizio Bar, attivo per 3,5 ore durante la fase serale, ha accompagnato l’intera esperienza con selezione vini, cocktail e soft drink, garantendo continuità fino alla chiusura dell’evento.

Cooked.

Produzione

La produzione tecnica ha rappresentato un elemento centrale dell’evento.

Sono stati gestiti:

• Allestimento e disallestimento dei 24 desk espositivi

• Desk accredito e guardaroba in area ingresso

• Palco e platea meeting con oltre 120 sedute

• Impianto audio-video completo con schermo da proiezione

• Regia AVL dedicata

• 2 microfoni gelato e 2 ad archetto per relatori e mediatori

• Wi-Fi ad alta capacità per supportare fino a 150 connessioni simultanee

• Assistenza tecnica per presentazioni con video embedded

• Coordinamento logistica materiali e supervisione allestimenti

La regia operativa ha garantito la gestione fluida dei passaggi tra area fiera, sala meeting e riconfigurazione finale per lo Standing Dinner, assicurando continuità tecnica e organizzativa lungo tutte le fasi dell’evento.

Performed.

Servizi integrati

• Mini fiera con 24 desk attrezzati

• Desk accredito

• Guardaroba

• Buvette analcolica

• Standing Dinner

• Servizio Bar

• Meeting a platea con palco

• Impianto AVL completo

• Regia AVL

• Wi-Fi ad alta capacità

• Event Experience Management

Quando contenuto e networking convivono, la regia fa la differenza.

Beyond Banqueting.